Das bedeutet die digitale Betriebsprüfung für Sie und Ihr Unternehmen

Haben Sie sich bereits für ein Unternehmen im Ausland entschieden, sind Sie von einer Betriebsprüfung, wie sie in Deutschland stattfindet, möglicherweise gar nicht mehr betroffen. Andernfalls müssen Sie sich als Unternehmer in Deutschland auf eine digitale Betriebsprüfung einstellen. Bereitet eine Betriebsprüfung Unternehmern generell schon Unbehagen, kommen zu den üblichen Herausforderungen nun angesichts der Digitalisierung weitere hinzu. Die digitale Betriebsprüfung kann aber durchaus auch Vorteile haben.

Wie Sie sich am besten auf die digitale Betriebsprüfung vorbereiten, welche Vorteile Sie daraus ziehen können und welche Fallstricke Sie vermeiden sollten, verrät Ihnen Daniel Taborek im neuen Podcast auf Perspektive Ausland. Er hat Unternehmen lange zu Betriebsprüfungen beraten und selbst erfahren, was diese für Unternehmen bedeuten. Daher hat er für Sie die besten Tipps parat.

Welche Besonderheiten bringt die digitale Betriebsprüfung mit sich?

Bei der digitalen Betriebsprüfung greift der Betriebsprüfer, wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, auf die elektronischen Daten eines Unternehmens zu. Er hat dabei drei Möglichkeiten. Zunächst einmal kann er selbst auf die EDV-Systeme des Unternehmens zugreifen. Er kann die Daten aber auch durch einen Mitarbeiter des Unternehmens aus dem System generieren lassen. Zu diesem Zweck müssen Unternehmer dem Betriebsprüfer einen entsprechend geeigneten Mitarbeiter zur Verfügung stellen.

Eine dritte Möglichkeit stellt die Datenträgerüberlassung dar. Das heißt, Sie speichern die Daten auf einem Datenträger ab, den Sie dem Betriebsprüfer aushändigen.

Wie Sie sich am besten auf die digitale Betriebsprüfung vorbereiten

Ziel der digitalen Betriebsprüfung ist, die Prüfungsprozesse zu verkürzen und zu vereinfachen. Davon können auch Sie profitieren, wenn Sie sich entsprechend vorbereiten. Schließlich ist sicherlich jeder Unternehmer froh, wenn der Betriebsprüfer so schnell wie möglich wieder verschwunden ist – und zwar, ohne etwas zu bemängeln zu haben.

Damit die Betriebsprüfung reibungslos verläuft, sollten Sie zunächst Ihre steuerlich relevanten Daten identifizieren und dafür sorgen, dass Sie alle Vorgaben hinsichtlich der digitalen Schnittstellen, beispielsweise im Bereich der Kassenführung oder der Lohnsteuer erfüllen. Die IHK weist beispielsweise darauf hin, dass Schnittstellenmängel in der Buchführung dazu führen können, dass der Betriebsprüfer Ihre gesamte Buchhaltung in Frage stellt. Sollte dies geschehen, kann Ihnen eine Schätzung Ihrer Unternehmensergebnisse drohen. Kommt es tatsächlich so weit, ist in jedem Fall zu empfehlen, Widerspruch einzulegen. Besser ist natürlich, Sie sind der digitalen Betriebsprüfung von vornherein gewappnet.

Darüber hinaus gilt als empfehlenswert, die Mitarbeiter des Unternehmens auf die Betriebsprüfung vorzubereiten. So darf der Betriebsprüfer Mitarbeiter zwar befragen, aber nicht zu jedem Sachverhalt. Sie sollten also von vornherein einen oder mehrere Ansprechpartner für den Betriebsprüfer bestimmen und entsprechend schulen. Bei der Auswahl und Vorbereitung des betreffenden Mitarbeiters sollten Sie die nötige Vorsicht walten lassen, denn der Betriebsprüfer darf zwar nicht Fragen jeglicher Art stellen, er darf aber Informationen verwenden, die er zufällig erhalten hat.

Dasselbe gilt für Daten und Dokumente. So ist der Zugriff des Betriebsprüfers, für den die §§ 146 und 147 ff. der Abgabenordnung (AO) die gesetzliche Grundlage bilden, auf steuerlich relevante Dokumente beschränkt. Erhält der Betriebsprüfer jedoch Zugriff auf weitere Daten, darf er Zufallsfunde durchaus verwenden. In Vorbereitung auf die digitale Betriebsprüfung sollten Sie daher Ihre Archivierung prüfen und so sicherstellen, dass Sie den Zugriff des Betriebsprüfers, sollte er diesen an Ihrem Firmenrechner vornehmen, entsprechend beschränken können.

Wollen Sie der digitalen Betriebsprüfung ganz entgehen und dabei möglichst auch noch Steuern sparen? Dann lohnt es sich für Sie, über ein Auslandsunternehmen und den Wegzug aus der deutschen Heimat nachzudenken. Werfen Sie doch einfach einmal einen Blick auf empfehlenswerte Sitzstaaten oder vereinbaren Sie mit uns einen Beratungstermin.